Drei Jahre lang hatte ich mit meiner damaligen Chefin genau ein Gespräch pro Jahr, das wirklich unter vier Augen stattfand. Im letzten dieser Gespräche, 2016, stand im Feedbackbogen ein Satz, der schon 2013 dringestanden hatte. Wortgleich. Sie hatte den alten Bogen genommen und kopiert.
Leider ist das in Deutschland eher der Normalfall denn die schlechte Ausnahme.
Zur Methodik: Wie bei den vorherigen Ausgaben habe ich dieselbe Forschungsfrage parallel an mehrere KI-Systeme gestellt, diesmal an acht: Claude, ChatGPT, Gemini, Mistral, Perplexity, Deepseek und Kimi. Jedes System hat unabhängig recherchiert. Die Einordnung, Analyse und Bewertung ist meine eigene Arbeit. KI ist ein Recherche-Werkzeug. Die Perspektive kommt vom Menschen.
Und die Recherche zeigt, warum das kein Einzelfall ist.
Was die Zahlen wirklich sagen
Fangen wir damit an, was stimmt. Strukturierte Mitarbeitergespräche sind in Deutschland fast überall etabliert. Eine Befragung der 820 größten Unternehmen im deutschsprachigen Raum (Ruhr-Universität Bochum, 2019) fand das Instrument bei 97 Prozent als gängige Praxis vor. Verbreitung ist aber nicht Substanz. Die Randstad-ifo-Personalleiterbefragung von 2022 zeigt: 49 Prozent der Unternehmen führen dieses Gespräch genau einmal im Jahr. Ein Termin, ein Bogen, fertig.
Und was dabei herauskommt? Verpufft, in der Mehrheit der Fälle. Nur 26 Prozent der Beschäftigten berichten laut der KÖNIGSTEINER-Studie 2025, dass alle vereinbarten Maßnahmen tatsächlich umgesetzt wurden. 12 Prozent wissen im Nachhinein gar nicht mehr, was überhaupt vereinbart war. Nur 30 Prozent bekommen einen schriftlichen Entwicklungsplan.
Diese Zahl, 26 Prozent Umsetzung, ist die härteste der ganzen Recherche. Alle acht KI-Systeme fanden sie identisch, auf dieselbe Quelle gestützt. Wenn acht unabhängige Recherchen sich bei genau einer Zahl einig sind, ist das kein Zufall mehr.
Das erklärt auch einen Widerspruch, der sich durch die gesamte Recherche zieht. 97 Prozent der Personalverantwortlichen halten Mitarbeitergespräche grundsätzlich für sinnvoll (Hossiep & Bittner). Gleichzeitig bewerten 55 Prozent der Befragten in einer Haufe-Erhebung die eigene, gelebte Feedback-Kultur als nicht gut. Das Instrument wird geschätzt. Die Ausführung hinkt aber deutlich hinter den Erwartungen her. Das Mitarbeitergespräch ist damit zum Pflichtpunkt geworden. Nicht weil es nichts taugt. Aber das Potenzial, dass hier liegenbleibt ist einfach immens und frustrierend. Wer folgenlos bleibt, verliert das Recht, ernst genommen zu werden. Egal wie gut die Idee dahinter war.
Warum sich Führungskräfte nur an die letzten Wochen erinnern
Konkrete Zahlen zum Vorbereitungsaufwand sind rar. Keines der acht Systeme fand eine belastbare deutsche Primärstudie dazu, auch meine eigene Recherche nicht. Was sich realistisch ansetzen lässt, ist stark nach Rolle getrennt: Der Mitarbeitende bringt die eine Stunde des Gesprächs selbst ein. Die Führungskraft trägt den eigentlichen Aufwand: Vorbereitung, Durchführung und die Nachbereitung im HR-System hinterher, macht zusammen schnell drei Stunden pro Gespräch. Bei 25 direkt Unterstellten sind das über 25 Stunden im Jahr, allein für die Vorbereitung. Kein Wunder, dass viele stattdessen den Vorjahresbogen nehmen.
Gleichzeitig sind diese 3 Stunden aber alles Andere als die Garantie eines hochwertigen Gesprächs. 20 Prozent der Beschäftigten kritisieren in der KÖNIGSTEINER-Studie explizit die unzureichende Vorbereitung ihrer Führungskraft. Und nur 20 Prozent erhalten laut Gallup Engagement Index Deutschland 2025 überhaupt regelmäßig hilfreiches Feedback zur eigenen Arbeit. Der Rest bekommt, wenn überhaupt, einmal im Jahr eine Momentaufnahme der letzten paar Wochen. Weil das die einzige Zeitspanne ist, an die sich eine unvorbereitete Führungskraft noch erinnert. Und die Mitarbeitenden merken das sofort.
Das kenne ich aus erster Hand. Meine damalige Chefin hat sich nicht vorbereitet. Sie hat kopiert. Kein Rückblick auf das, was tatsächlich passiert war. Nur Wiederholung.
Und da ich dieses Thema und den Dauerdruck inzwischen auch aus der Perspektive einer Führungskraft kenne muss ich sie ein Stück weit verteidigen: Vermutlich war das kein persönliches Versagen. Sie war selbst in Projekte eingebunden, hatte eigene oder von oben vorgegebene Prioritäten und eine eigene Führung über sich, die diese Gespräche genauso als Pflichttermin behandelte. Für sie war das ein Must-Do zwischen echten Aufgaben. Kein Führungsinstrument. Und das Fatale: Ich habe das gespürt. Ich habe meine eigene Erwartung entsprechend gesenkt und wollte den Termin nur noch hinter mich bringen. Die niedrige Erwartung war ansteckend. Auf beiden Seiten des Tisches.
Was das Ganze wirklich kostet
Zu den direkten Kosten gibt es keine offizielle Statistik. Nur Modellrechnungen. Und die lohnt sich, rollengetrennt zu machen, statt eine Blockzahl für „beide Seiten“ zu nennen. Der Mitarbeitende bringt eine Stunde ein, die reine Durchführung, zu 45 Euro Stundensatz (Destatis, Arbeitskosten 2025). Die Führungskraft trägt den größeren Teil: eine Stunde Vorbereitung, eine Stunde Durchführung, eine Stunde Nachbereitung. Macht drei Stunden, aber zu einem höheren Stundensatz von rund 99 Euro, weil darin neben dem Gehalt auch Lohnnebenkosten und der anteilige Arbeitsplatz-Overhead stecken. Zusammen macht das etwa 343 Euro pro Gespräch. Hochgerechnet auf rund 32 Millionen jährliche Gespräche in Deutschland kommt man auf grob 11 Milliarden Euro pro Jahr. Das ist eine eigene Hochrechnung, sie basiert nicht auf Studien. Das sage ich hier klar, sonst verkaufe ich dir eine Annahme als Fakt.
Dem steht ein ganz anderer Betrag gegenüber. Der Gallup Engagement Index Deutschland 2025 findet: Nur 10 Prozent der Beschäftigten sind emotional hoch an ihr Unternehmen gebunden. 77 Prozent leisten Dienst nach Vorschrift. 13 Prozent haben innerlich bereits gekündigt. Die daraus resultierenden Produktivitätsverluste beziffert Gallup auf 119 bis 142 Milliarden Euro jährlich.
Und die Zahl, die für mich am meisten zählt: In Unternehmen, die aktiv in Führungsqualität investieren, liegt die hohe Bindung bei 40 Prozent. Viermal höher als im Schnitt. So kann man seine besten Fachkräfte auch binden, mit Werkzeugen, die sowieso schon da sind, die man einfach richtig nutzt.
Elf Milliarden Euro Aufwand stehen also einem Bindungsverlust von bis zu 142 Milliarden Euro gegenüber. Heißt das, mehr Gespräche schaffen automatisch mehr Bindung? Nein. Das würde die Studienlage nicht hergeben, und diesen Kausalschluss will ich hier nicht ziehen. Aber der Hebel ist groß genug, dass sich selbst eine kleine Verbesserung der Gesprächsqualität lohnen würde.
Was das für dich im Mittelstand bedeutet
Du musst nicht mehr Gespräche einführen. Du musst die vorhandenen ernst nehmen.
Prüf, wie viele der beim letzten Mitarbeitergespräch vereinbarten Maßnahmen tatsächlich passiert sind. Nicht gefühlt. Nachgezählt. Liegt die Zahl in der Nähe der 26 Prozent aus der Studie, dann musst du nicht an der Kommunikation arbeiten, sondern die Umsetzung stärker verfolgen. Und das lässt sich beheben, ohne einen einzigen zusätzlichen Termin im Kalender.
Bei Passioneers arbeiten wir mit Alice genau an diesem Punkt. Nicht um noch mehr Gespräche zu erzwingen, sondern damit aus den bestehenden tatsächlich etwas wird, statt eines kopierten Bogens.
Eine gute Nachricht zum Schluss der Recherche selbst: Anders als in mancher früheren Ausgabe hat diesmal keines der acht Systeme eine Studie erfunden oder eine Zahl frei aus der Luft gegriffen. Wo es Unterschiede gab, waren es Nuancen: mal eine ältere Studienerhebung statt der aktuellsten, mal ein korrekter Wert ohne die passende Länderangabe dazu. Reale Quellen, real zitiert, nur nicht immer mit letzter Sorgfalt eingeordnet. Das ist ein anderes Kaliber als eine erfundene Studie, und es freut mich, das einmal so festhalten zu können.
Zwei Fragen zum Schluss
Wenn du an dein letztes Mitarbeitergespräch denkst: Wie viele der damals vereinbarten Punkte kannst du heute noch nennen, ohne im Protokoll nachzuschauen?
Und wenn du selbst führst: Hast du dich vor deinem letzten Gespräch wirklich vorbereitet? Oder hast du den Bogen vom letzten Mal genommen und die Zahlen ausgetauscht?
Das Mitarbeitergespräch als Idee ist nicht kaputt. Es ist nur in den meisten Fällen längst zur Formsache erstarrt. Beide Seiten am Tisch wissen das. Sie sprechen nur nicht darüber.
Danke für eure Aufmerksamkeit.
Quellen (Auswahl)
- Projektteam Testentwicklung, Ruhr-Universität Bochum (2019): Wirtschaftspsychologie aktuell 4/2019
- Randstad-ifo-Personalleiterbefragung Q4 2022: https://www.randstad.de/s3fs-media/de/public/2023-01/randstad-ifo-personalleiterbefragung-q4-2022.pdf
- KÖNIGSTEINER Gruppe / bilendi (2025): Entwicklungsgespräche und Leistungsbeurteilung in deutschen Unternehmen. https://presse.koenigsteiner.com/2025/05/07/mitarbeiterentwicklungsgespraeche-als-lippenbekenntnis/
- Perwiss: Praxis-Richtwerte Mitarbeitergespräch. https://www.perwiss.de/leadership/mitarbeitergespraeche.html
- Statistisches Bundesamt (Destatis), Pressemitteilung Nr. 148 (April 2026): https://www.destatis.de/DE/Presse/Pressemitteilungen/2026/04/PD26_148_624.html
- Gallup Engagement Index Deutschland 2025: https://www.gallup.com/de/472028/bericht-zum-engagement-index-deutschland.aspx
- Hossiep, R. & Bittner, J. (2005/2006): Wirtschaftspsychologie aktuell 2-3/2006
- Haufe: Feedback-Kultur in Unternehmen. https://www.haufe.de/personal/hr-management/feedback-kultur-in-deutschland_80_515510.html
